Saiu do Simples Nacional: o que muda na nota, nos arquivos fiscais e no sistema da empresa

Passar do teto do Simples Nacional é sinal de que a empresa cresceu. Junto vem trabalho novo. Os tributos passam a ser apurados de outro jeito, a nota muda e o contador começa a pedir arquivos que antes não existiam. O sistema que dava conta no Simples nem sempre dá conta depois. Aqui está o que muda na saída do Simples, com a fonte oficial de cada regra, e o que conferir no sistema antes da virada.

Quando a empresa sai do Simples Nacional

O teto do Simples é de R$ 4,8 milhões de receita bruta no ano, no mercado interno. A receita de exportação tem um limite à parte, do mesmo valor. O que acontece depois depende de quanto a empresa passou do teto:

• Até 20% acima do teto (receita de até R$ 5,76 milhões no ano). A exclusão vale a partir de 1º de janeiro do ano seguinte, e a empresa comunica a saída até o último dia útil de janeiro.
• Mais de 20% acima do teto. A exclusão vale a partir do mês seguinte ao do excesso, e a comunicação vai até o último dia útil desse mês.

Quem comunica é a própria empresa, no Portal do Simples Nacional ou no e-CAC. Sem a comunicação, a empresa é excluída de ofício, com efeito nas mesmas datas. A multa é de 10% do que ela devia no Simples no mês anterior ao início da exclusão, no mínimo R$ 200.

Para quem passou do teto em até 20% em 2026, a saída vale em 1º de janeiro de 2027, a mesma data em que a CBS passa a ser cobrada de fato. Quem sai nessa data já não apura PIS e Cofins, como mostra a parte sobre o regime.

Antes do teto, o sublimite de R$ 3,6 milhões

Entre R$ 3,6 milhões e R$ 4,8 milhões, a empresa continua no Simples. O que muda é que o ICMS e o ISS saem do DAS e passam a seguir as regras gerais desses impostos. Se o excesso passar de 20% (receita acima de R$ 4,32 milhões), isso vale já no mês seguinte. Se ficar dentro dos 20%, vale a partir de janeiro do ano seguinte. A partir de 2027, o IBS também sai do DAS nessa situação.

Na nota, a empresa que só passou do sublimite continua informando o Simples, com o código de regime próprio dessa situação (CRT 2). Mas o ICMS de cada item já sai pelo CST, como na empresa que está fora do Simples.

Lucro Presumido ou Lucro Real, uma escolha para fazer com o contador

Fora do Simples, a empresa vai para o Lucro Presumido ou para o Lucro Real. Em regra, o Presumido é permitido para quem teve receita bruta de até R$ 78 milhões no ano anterior, e a opção vale para o ano inteiro. Acima disso, o Lucro Real é obrigatório. Desde 2026, os percentuais de presunção ficam 10% maiores sobre a parte da receita que passa de R$ 5 milhões no ano.

Até dezembro de 2026, o regime também decide o PIS e a Cofins. No Presumido, eles são cumulativos, sem crédito sobre as compras. No Real, a regra é o regime não cumulativo, com crédito. Em janeiro de 2027, o PIS e a Cofins deixam de ser cobrados e a CBS passa a ser cobrada de fato. Ela dá crédito da CBS paga nas compras, com as exceções da lei, tanto no Presumido quanto no Real. Para quem sai do Simples em 1º de janeiro de 2027, a escolha do regime continua decidindo o IRPJ e a CSLL.

A folha de pagamento também muda. Na regra geral, a empresa passa a recolher fora do DAS 20% sobre a folha e sobre o pró-labore dos sócios. Somam-se a isso o seguro de acidente de trabalho, de 1% a 3% conforme o risco da atividade. Entram também as contribuições a terceiros, como as do Sistema S, que o Simples dispensa.

Quem faz a conta é o contador, com os números da empresa. Do lado do sistema, o que importa é trabalhar com os dois regimes e, num grupo com mais de um CNPJ, com o regime de cada empresa. É o que o ERP para Lucro Presumido e Lucro Real da Otimizer faz.

O que muda na nota fiscal fora do Simples

A NF-e e a NFC-e passam a informar o regime normal no campo do código de regime tributário (CRT 3). O ICMS de cada item sai pelo CST, e não mais pelo CSOSN, o código que só a empresa do Simples usa.

O CRT muda no dia em que a exclusão começa a valer. A nota técnica da NF-e deixa cada secretaria da Fazenda rejeitar a nota com regime normal enquanto o cadastro estadual ainda diz Simples. A nota com CSOSN de quem já saiu também pode ser rejeitada.

No regime regular, os campos de IBS e CBS da NF-e e da NFC-e são obrigatórios desde 3 de agosto de 2026. O que vale em cada regime está no post sobre IBS e CBS na nota fiscal.

Declarações e SPED de quem sai do Simples

O Simples dispensa a empresa de várias declarações. Fora dele, o contador passa a entregar, entre outras:

• ECF, a escrituração do IRPJ e da CSLL. Anual, até o último dia útil de julho do ano seguinte.
• EFD-Contribuições, do PIS e da Cofins, mensal. Só para os meses fora do Simples em 2026. A partir de janeiro de 2027, com o fim do PIS e da Cofins, ela deixa de ser usada para meses novos.
• EFD ICMS/IPI, o SPED Fiscal, para quem é contribuinte do ICMS ou do IPI. Mensal, um arquivo por estabelecimento, no prazo do seu estado. Em alguns estados, a empresa do Simples já entrega, e a que passou do sublimite também pode ser obrigada.
• ECD, a escrituração contábil. Anual, até o último dia útil de junho do ano seguinte. No Presumido, a dispensa vale só para quem mantém o livro caixa e não distribui lucro acima do presumido.

No ERP da Otimizer, o SPED Fiscal e a EFD-Contribuições dos meses de 2026 saem das notas e do estoque que a equipe já lança. No inventário e no Bloco K do SPED Fiscal, entram o estoque e a produção que o sistema já controla. O escritório de contabilidade encontra o XML das notas e os relatórios no Portal do Contador.

O que conferir no ERP antes de sair do Simples

A virada do regime acontece num dia só, e o que não estiver pronto aparece na primeira nota. Leve esta lista para a conversa com o contador e com o fornecedor do sistema:

1. A data em que a exclusão vale e o regime escolhido, por escrito.
2. A configuração fiscal de cada produto (NCM, CST, CFOP e origem) revista com o contador.
3. O CRT trocado na data certa e uma nota de teste conferida antes do primeiro dia.
4. Os campos de IBS e CBS preenchidos na NF-e e na NFC-e.
5. Os arquivos do SPED gerados a partir das notas e do estoque do próprio sistema.
6. Quem pode mudar a configuração fiscal de um produto, com permissão por usuário.

Se o sistema de hoje não faz isso, a troca de sistema entra no mesmo planejamento. Na Otimizer, a implantação inclui essa revisão da regra fiscal com o seu contador. Para comparar fornecedores, use a lista do post trocar de ERP: o que conferir antes de assinar.

Reforma Tributária e a saída do Simples

O que é de 2026 continua nas regras antigas, como as declarações daqueles meses. O saldo de crédito de PIS e Cofins que sobrar continua valendo e pode ser compensado com a CBS devida. O cronograma até 2033 está no post sobre a Reforma Tributária de 2026.

A Reforma também abriu um caminho do meio. A partir de 2027, a empresa do Simples pode recolher o IBS e a CBS pelo regime regular, fora do DAS, sem sair do Simples. Os outros tributos continuam no DAS. A opção é feita por semestre e continua valendo nos seguintes, até a empresa renunciar no prazo. Para janeiro a junho de 2027, o prazo vai até 30 de outubro de 2026. O cancelamento pode ser feito de 3 de novembro a 20 de dezembro. Para o segundo semestre, a opção é feita em março de 2027. Quem diz se essa escolha vale para a sua empresa é o contador.

Perguntas frequentes sobre a saída do Simples Nacional