Trocar de ERP: o que conferir antes de assinar

Trocar de sistema de gestão é uma decisão que a empresa toma poucas vezes e que não dá para desfazer barato. Quando o primeiro problema aparece, a base já está do outro lado e a equipe já desaprendeu o sistema antigo. Este texto não escolhe um ERP por você. Ele reúne o que perguntar, o que exigir por escrito e o que conferir antes da assinatura, na ordem em que essas coisas aparecem na negociação.

Antes de trocar de ERP, veja se o problema é o sistema ou o uso dele

Nem toda troca resolve, e essa é a primeira conta a fazer. Cadastro duplicado, equipe sem treinamento e processo sem responsável atravessam a migração inteiros. Mudam de sistema e continuam errados do outro lado, agora com um contrato novo por cima.

Trocar resolve quando falta capacidade:

• O sistema não emite um documento fiscal que a sua operação precisa emitir.
• Falta módulo para uma área inteira, como estoque, financeiro ou ordem de serviço, e ela vive numa planilha paralela que já não dá conta.
• O sistema roda numa máquina só, e quem está fora da loja não acessa nada.
• O fornecedor não responde, não atualiza ou sumiu.

Trocar não resolve quando falta uso:

• Metade dos módulos contratados nunca foi configurada.
• O relatório que a diretoria pede existe, e ninguém sabe onde fica.
• O estoque não bate porque a venda não dá baixa — e não daria no sistema novo pelo mesmo motivo.
• Ninguém na empresa é o dono do assunto.

Se a lista de cima for a sua, siga para a proposta. Se for a de baixo, o caminho mais curto costuma ser arrumar a casa primeiro. As oito etapas de uma implantação de ERP mostram quanto do resultado depende do que acontece dentro da empresa, não do fornecedor.

O que exigir por escrito sobre a migração de dados

Migração de dados não é copiar o cadastro de clientes. É levar produto, saldo, títulos em aberto e histórico para o sistema novo sem que ninguém precise digitar de novo. O tamanho desse trabalho é o que separa uma proposta barata de uma proposta completa. O que não estiver escrito na proposta não está incluído.

Peça a lista do que vem, item por item, e peça também a lista do que não vem:

• Cadastro de clientes, fornecedores, produtos e tabelas de preço.
• Saldo de estoque por produto, com custo.
• Contas a pagar e a receber em aberto, com parcelas e vencimentos.
• Histórico de vendas e compras do período que a empresa consulta de verdade.
• Os arquivos das notas já emitidas.

Três perguntas de resposta objetiva fecham o assunto: quem extrai a base do sistema atual, quem confere o que chegou do outro lado e em que momento do cronograma essa conferência acontece. Migração combinada por telefone e não escrita na proposta é escopo que vira orçamento novo depois.

A conferência é por amostragem e por total. Primeiro, alguns produtos, clientes e títulos comparados campo a campo. Depois, os somatórios, como a quantidade de itens cadastrados, a soma do estoque e a soma do que há a pagar e a receber. Quem confere é quem conhece o número no dia a dia, não quem executou a migração.

As perguntas sobre emissão fiscal que separam sistema pronto de promessa

Aqui vale perguntar pela rotina, não pelo folheto. Duas perguntas resolvem a maior parte:

• A nota sai de dentro do sistema? Se a venda é lançada num lugar e a nota é digitada de novo em outro programa, o retrabalho continua existindo depois da troca — só muda de tela.
• Quando a regra de emissão muda, quem aplica a atualização? Pergunte em quanto tempo ela chega até a sua empresa e se está incluída no que você já paga ou se é serviço cobrado à parte. É cláusula de contrato, e a resposta muda de fornecedor para fornecedor.

Confira também quais documentos saem do próprio sistema. NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e cobrem operações bem diferentes, e a sua pode precisar de mais de um deles. E pergunte quem configura o certificado digital na virada, porque sem ele nenhuma nota sai no primeiro dia.

Decida entre nuvem e servidor local antes de comparar preço

Duas propostas em modelos diferentes não se comparam. Numa, equipamento, backup e atualização ficam por conta da empresa. Na outra, tudo vem diluído no valor recorrente. Decidir o modelo depois de receber os números é como escolher o vencedor pela unidade de medida.

A escolha depende da sua internet, de quantos lugares acessam o sistema e de quem cuida da TI hoje. Não existe resposta que sirva para todo mundo. A Otimizer atende as duas opções e o cliente escolhe, então dá para fazer a conta sem defender um lado. O comparativo item a item está em ERP em nuvem ou servidor local: como escolher.

De quem são os seus dados, e como você os tira de lá

A hora de combinar a saída é antes da entrada. Depois de assinado, pedir a própria base vira negociação; antes de assinar, é só mais uma cláusula. Um fornecedor que combina a saída por escrito é um fornecedor que pretende segurar o cliente pelo serviço.

Quatro perguntas, e todas têm resposta curta:

• Em qual formato eu recebo a minha base se decidir sair? Ele abre fora do sistema de vocês?
• Em quanto tempo, a partir do pedido?
• Isso tem custo? Qual?
• E os arquivos das notas que eu já emiti, eu baixo quando quiser, sozinho?

Essa última merece atenção porque é a que some primeiro. Quem vai atrás do arquivo de uma nota antiga no dia em que alguém pedir é a sua empresa, não o fornecedor do software. Confirme com o seu contador por quanto tempo esses arquivos precisam ficar ao alcance da mão, e deixe isso resolvido no contrato, em vez de descobrir no meio de um fechamento.

O custo do primeiro ano que não aparece na mensalidade

A mensalidade é a parte fácil de comparar e a menos decisiva. O que entra no valor do sistema (módulos, usuários simultâneos, filiais, volume de migração e treinamento) está detalhado em o que entra no preço de um ERP. O que quase nunca aparece em proposta nenhuma é o custo que fica com você:

• As horas da sua equipe. Alguém extrai, alguém confere, alguém treina — e essas pessoas continuam com a função delas no mesmo dia.
• A contagem do estoque antes da virada. O saldo entra no sistema novo como verdade inicial; se já está errado hoje, é agora que se acerta.
• O período de dois sistemas. Consulta no antigo, lançamento no novo, por algumas semanas.
• Equipamento, quando a escolha é servidor local, com a troca no fim da vida útil.
• Certificado digital válido na data da virada.

Compare propostas pelo custo do primeiro ano inteiro, não pelo valor da parcela. E peça cada proposta separando o que é uma vez só do que é recorrente. Duas propostas na mesma unidade são a única comparação que significa alguma coisa.

Doze perguntas para levar à reunião com o fornecedor

São perguntas de resposta objetiva. A forma como o fornecedor responde diz tanto quanto o conteúdo da resposta — resposta vaga aqui vira surpresa na implantação.

• Quais dados vêm na migração, e o que fica de fora?
• Quem extrai a base do meu sistema atual, vocês ou eu?
• Em que momento eu confiro a migração, e com qual relatório?
• Quais documentos fiscais saem de dentro do sistema, sem emissor à parte?
• Quando muda uma regra de emissão, quem aplica a atualização e ela está incluída?
• O caixa continua vendendo se a internet cair?
• Em nuvem ou em servidor local — e o que muda na proposta em cada caso?
• Se eu sair, como recebo a minha base, em qual formato e em quanto tempo?
• Como eu baixo os arquivos das notas já emitidas, e o meu contador tem acesso próprio?
• Quanto custa o primeiro ano inteiro, com implantação, migração e treinamento?
• Quem atende o meu suporte depois da virada, e por qual canal?
• Quem já usa o sistema num negócio parecido com o meu, e posso falar com essa empresa?

Como a Otimizer conduz a troca de sistema

Para a Otimizer, a troca é parte do serviço, e não um problema do cliente. A implantação de ERP da Otimizer acontece em quatro etapas: levantamento, migração de dados, configuração e treinamento, com acompanhamento na virada. A migração de cadastros, estoque e histórico é validada antes de entrar em produção. A operação não para, porque a migração corre em paralelo e o período de transição é acompanhado até a equipe estar segura.

• Nuvem ou servidor local, você escolhe, com suporte na escolha e nas configurações necessárias. O sistema, o suporte e a emissão fiscal são os mesmos nos dois casos.
• NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e emitidas pelo próprio ERP, já com os campos de IBS e CBS.
• Portal do Contador, em que o escritório entra com acesso próprio e baixa os XML das notas emitidas, as notas de entrada e os relatórios do período, sem e-mail nem pen-drive. O histórico fica no sistema mesmo quando a empresa troca de contador.
• Suporte com time próprio, por telefone, WhatsApp, e-mail, chat e acesso remoto, sem data para acabar depois da virada.
• Atendimento em todo o Brasil, remoto por chamada de vídeo e acesso ao sistema, com etapas presenciais quando o negócio exige alguém no local.
• Desenvolvimento sob medida para o que é específico do seu negócio, construído sobre a base já rodando — e não no lugar dela.
• Orçamento montado por consultor depois de ver a operação, separando o que é uma vez só do que é recorrente.

Perguntas frequentes sobre trocar de ERP

Uma última decisão costuma aparecer no meio dessa conversa, a de contratar um sistema pronto ou mandar desenvolver o seu. A conta completa está em ERP próprio ou de mercado: qual compensa.