Como implantar um ERP
sem parar a empresa
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As oito etapas de uma implantação que dá certo
Este passo a passo é escrito para quem contrata, e não para quem vende. Metade das etapas acontece dentro da sua empresa, e é essa metade que costuma decidir o resultado.
Mapeie como a empresa trabalha hoje
Anote como acontecem hoje a venda, a compra, o estoque e o financeiro. Inclua o que é feito no caderno ou na planilha. Esse mapa evita comprar um sistema para o problema errado.
Escolha pela rotina do seu ramo
Peça a apresentação com os seus produtos, e não uma demonstração genérica. Confira se o sistema já conhece o que é próprio do seu ramo, como grade de tamanho e cor ou ordem de serviço.
Nomeie um responsável interno
Escolha uma pessoa da casa para responder pelo projeto, com autoridade para decidir e horas reservadas na agenda. Sem ela, a implantação atrasa esperando resposta.
Limpe os cadastros antes de migrar
Produto duplicado e cliente sem CNPJ passam pela migração do jeito que estão. Limpar antes dá menos trabalho do que corrigir com o sistema já em uso.
Migre e confira os números
Produtos, clientes, fornecedores, saldo de estoque e contas em aberto entram no sistema novo. Antes de seguir, confira o saldo de alguns itens e os totais a pagar e a receber.
Configure a regra fiscal por produto
NCM, CST, origem e regra de cada estado precisam estar certos em cada produto. É esta etapa que decide se a virada será tranquila, porque nota rejeitada no primeiro dia vira fila no balcão.
Treine por função e marque a virada
Cada pessoa aprende a parte dela. Marque a troca num período de movimento baixo, entre um expediente e outro, e longe da véspera de fechamento ou da data forte do seu setor.
Acompanhe até o primeiro fechamento
A implantação só termina quando o primeiro mês fecha pelo sistema novo. O dia em que ele entra no ar é o começo do uso.
O que você precisa ter em mãos antes de começar
Nada aqui é difícil de conseguir. O atraso vem de descobrir, no meio do caminho, que um destes itens está faltando.
Cadastros do sistema atual
Produtos, clientes e fornecedores, exportados do sistema antigo ou das planilhas que fazem esse papel hoje.
Saldo de estoque conferido
O saldo entra no sistema novo como ponto de partida. Se ele já está errado hoje, faça a contagem antes da virada.
Contas em aberto
O que há a pagar e a receber, com vencimento. Sem isso, o financeiro começa vazio e o fluxo de caixa leva um mês para mostrar a realidade.
Certificado digital válido
É ele que assina a NF-e, a NFC-e e a NFS-e. Se estiver vencido no dia da virada, nenhuma nota sai.
Quer o cronograma do seu caso?
Um consultor avalia o tamanho da operação e o volume de dados e monta com você o calendário das etapas. As datas são combinadas entre as duas partes.
Seis erros que costumam atrasar uma implantação
Nenhum deles é técnico. Todos aparecem depois que o contrato já foi assinado.
Ninguém é o dono do projeto
Sem um responsável com tempo reservado, cada decisão espera a agenda de alguém que já tem outro trabalho em tempo integral.
A virada cai na pior semana
Na véspera do fechamento, no mês de pico do setor ou com metade da equipe de férias, qualquer ajuste normal vira crise.
O cadastro sujo foi migrado
Duplicidade e dado faltando não se resolvem na importação. Eles chegam ao sistema novo e aparecem na primeira nota rejeitada.
Só o gestor foi treinado
Quem opera o caixa, o estoque e o financeiro precisa treinar na própria função. Se só uma pessoa sabe usar, todo mundo depende dela no primeiro dia.
Os dois sistemas ficaram no ar
Manter o antigo "por segurança" divide cada lançamento entre dois lugares. Em uma semana, nenhum dos dois está certo.
A dúvida não vira ajuste
Quando a equipe repete a mesma pergunta, quase sempre há uma configuração a corrigir, e não uma pessoa a cobrar. O que for falta de recurso vira relatório ou desenvolvimento sob medida.
Perguntas frequentes sobre implantar um ERP
O que quem está montando o projeto pergunta antes de marcar a data.
Módulos que entram na implantação do ERP
Veja o que cada um faz e escolha o que a rotina da sua empresa pede.
ERP Completo
Vendas, estoque, financeiro e fiscal ligados entre si.
Ver como funcionaGestão Financeira
Contas a pagar e receber, fluxo de caixa, DRE e boletos.
Ver como funcionaControle de Estoque
Baixa na venda, código de barras e alerta de mínimo.
Ver como funcionaFiscal e Notas Fiscais
NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e, já com IBS e CBS.
Ver como funcionaGerenciamento de Filiais
Estoque e caixa por loja ou CNPJ, e a visão da rede inteira.
Ver como funcionaPDV · Frente de Caixa
Caixa ágil com NFC-e, TEF e PIX, que vende até sem internet.
Ver como funcionaApp de Vendas
Pedidos de rua no celular, sincronizados com o sistema.
Ver como funcionaE-commerce e Marketplaces
Loja virtual, Mercado Livre, Shopee e Amazon com o estoque do ERP.
Ver como funciona