ERP ou planilha:
quando a planilha para de dar conta
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Seis sinais de que a planilha virou o gargalo
No começo, a planilha é a ferramenta certa. Custa pouco, se adapta a tudo e quem montou sabe mexer nela. O problema aparece quando a empresa cresce e a planilha continua do mesmo tamanho. Se você se reconhece em vários destes sinais, esse momento já chegou.
Existe mais de uma versão do arquivo
Alguém baixou o arquivo, mexeu e mandou por e-mail. Agora existem dois números para a mesma coisa, e ninguém sabe qual vale. No sistema não há cópia de arquivo, e todo mundo consulta o mesmo cadastro.
O estoque da planilha não bate com a prateleira
A venda saiu e ninguém deu baixa na aba de estoque. A contagem toma uma tarde inteira, e na semana seguinte o número já não bate de novo.
A mesma venda é digitada três vezes
Uma no caderno do caixa, outra na planilha de estoque e outra no emissor de nota. Cada digitação é mais uma chance de errar o preço ou a quantidade.
O fechamento do mês toma dias
Juntar abas, conferir somas e caçar a diferença de centavos é um trabalho que só existe porque cada número nasceu num arquivo diferente.
Só uma pessoa entende o arquivo
As fórmulas estão na cabeça de quem montou a planilha. Quando essa pessoa tira férias ou sai da empresa, ninguém sabe onde mexer.
A nota fiscal é um trabalho à parte
A venda fica anotada na planilha, e a NF-e sai depois, em outro programa, com tudo digitado de novo. Com os campos de IBS e CBS na nota, esse retrabalho aumentou.
Planilha e ERP lado a lado
Não é uma lista de defeitos da planilha. É a mesma rotina feita das duas formas, passo a passo.
Uma venda na planilha
- Lança na aba de vendas.
- Abre a aba de estoque e baixa a quantidade.
- Abre a aba do financeiro e registra o recebimento.
- Abre o emissor e digita a nota de novo.
- Se alguém pula um passo, o erro só aparece no fechamento.
Uma venda no ERP
- Lança a venda uma vez.
- O estoque baixa na mesma hora.
- A parcela entra no contas a receber, com vencimento.
- A NF-e ou a NFC-e sai da própria venda.
- Não sobra passo para esquecer.
Duas pessoas na planilha
- O arquivo trava para quem abriu depois.
- Quem edita fora da rede cria uma segunda versão.
- Não fica registrado quem mudou o quê.
- A única permissão é ter ou não acesso à pasta.
Duas pessoas no ERP
- Cada um entra com o próprio acesso, ao mesmo tempo.
- O número é um só, e todos veem a mesma versão.
- Cada lançamento fica com autor e data.
- O caixa vê o caixa, e o financeiro vê o financeiro.
Trocar de controle não é recomeçar do zero
Na implantação do ERP, produtos, clientes, fornecedores e saldos saem da sua planilha e entram no sistema. Como já estão em colunas, costumam ser a parte mais fácil de migrar. Um consultor mostra como fica com os seus arquivos.
O que a planilha nunca vai fazer, por natureza
Não é questão de fórmula melhor. São tarefas que só funcionam quando o dado mora num sistema, e não num arquivo. É o trabalho de um ERP completo, com vendas, estoque, financeiro e fiscal na mesma base.
Emitir documento fiscal
NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e vão para o fisco assinados com certificado digital e voltam com a autorização. A planilha, no máximo, guarda os dados para alguém digitar no emissor.
Falar com a maquininha
Com TEF e Pix integrados, a bandeira, a taxa e o prazo de recebimento ficam conferidos na hora da venda. Na planilha, isso vira conciliação à mão no fim do mês.
Puxar o extrato do banco
Com Open Finance, o extrato entra por API, com a sua autorização, e a conciliação é feita pelo sistema. Na planilha, alguém precisa baixar o arquivo do banco e importar.
Acompanhar o vendedor na rua
O pedido que o representante tira no celular chega à empresa e já conta no estoque. Isso é trabalho do App de Vendas ligado ao sistema, e não de um arquivo compartilhado.
Sincronizar canais de venda
Para a loja física, a loja virtual e o marketplace venderem do mesmo estoque, a quantidade precisa estar num lugar só. Com uma planilha por canal, a última unidade acaba vendida duas vezes.
Provar o que aconteceu
Auditoria, fisco e sócio pedem o histórico de quem lançou, quando e o que havia antes. A planilha salva por cima e perde a versão anterior.
Perguntas frequentes sobre sair da planilha
O que quem está decidindo costuma perguntar antes de trocar.
Módulos que tiram a gestão da planilha
Veja o que cada um faz e escolha o que a rotina da sua empresa pede.
ERP Completo
Vendas, estoque, financeiro e fiscal ligados entre si.
Ver como funcionaGestão Financeira
Contas a pagar e receber, fluxo de caixa, DRE e boletos.
Ver como funcionaControle de Estoque
Baixa na venda, código de barras e alerta de mínimo.
Ver como funcionaFiscal e Notas Fiscais
NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e, já com IBS e CBS.
Ver como funcionaGerenciamento de Filiais
Estoque e caixa por loja ou CNPJ, e a visão da rede inteira.
Ver como funcionaPDV · Frente de Caixa
Caixa ágil com NFC-e, TEF e PIX, que vende até sem internet.
Ver como funcionaApp de Vendas
Pedidos de rua no celular, sincronizados com o sistema.
Ver como funcionaE-commerce e Marketplaces
Loja virtual, Mercado Livre, Shopee e Amazon com o estoque do ERP.
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