Bloco K, SPED Fiscal e inventário fora do Simples: o que a produção, o estoque e o financeiro passam a registrar

No Simples, boa parte do que a empresa declara sai do faturamento. Fora dele, a produção e o estoque vão para o fisco no SPED Fiscal, e o escritório de contabilidade pede mais do financeiro. Cada linha desses arquivos nasce de um registro que alguém da sua equipe faz no dia. Por isso, o Bloco K, o inventário e a contabilidade dependem da rotina da sua empresa.

Por que o Bloco K e o inventário dependem da sua equipe

A data em que a exclusão vale, o que muda na nota e as declarações novas estão no post sobre a saída do Simples Nacional. Aqui o assunto é o mês a mês, depois da virada.

Enquanto a sua empresa está no Simples, ela não entrega o Bloco K. O livro de controle da produção e do estoque não está entre os livros que o regime exige. Fora dele, quem é contribuinte do ICMS ou do IPI entrega a EFD ICMS/IPI, o SPED Fiscal, pela regra do seu estado. Em alguns estados, a empresa do Simples já entregava o arquivo, mas sem o Bloco K. No gov.br, a consulta de obrigatoriedade da EFD ICMS/IPI mostra se o estabelecimento está cadastrado para entregar o arquivo. Ela pede o CNPJ, a inscrição estadual e a UF.

Boa parte do SPED Fiscal sai das notas que a empresa emite e recebe. O Bloco K e o inventário não saem só delas. O Bloco K soma às notas a produção e o consumo lançados, e o inventário sai da contagem. Os dois só ficam certos se o estoque do sistema acompanha o que acontece na fábrica e no depósito.

O que o Bloco K pede e quem entrega

O Bloco K é o Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque dentro do SPED Fiscal. Todo mês, ele informa a produção, o consumo de insumos e o estoque escriturado. A regra vale para a indústria, para o equiparado a industrial e para o atacadista, e o fisco pode exigi-lo de outros setores.

Quanto ele pede depende da atividade e do faturamento da sua empresa:

• Só os saldos de estoque, no K200, com o saldo de cada item no fim do mês, e no K280, com a correção do saldo de meses anteriores. Vale para a indústria de transformação, das divisões 10 a 32 da CNAE, quando a empresa fatura menos de R$ 300 milhões por ano. Vale também para o atacadista dos grupos 462 a 469 e para o equiparado a industrial, como a distribuidora que importa o que revende. A escrituração completa desse grupo ainda não tem data. Se a sua fábrica está nessa faixa, esse é o Bloco K dela.
• A escrituração completa, com a produção e o consumo de insumos. Ela já vale para a indústria de empresa que fatura R$ 300 milhões ou mais, com data por divisão da CNAE. Desde 2023, essa empresa pode usar um leiaute simplificado, sem o consumo de insumos, e guardar a escrituração completa para a fiscalização.
• Uma regra própria da Receita Federal para o fabricante de bebidas e o de produtos do fumo. Os dois fazem a escrituração completa, qualquer que seja o faturamento. Ficam fora a fábrica que só envasa água e a microempresa ou a empresa de pequeno porte. A ME e a EPP são as do art. 3º da Lei Complementar 123, pela receita bruta, e não pela opção pelo Simples. O contador confirma se a sua empresa se enquadra.

A distribuidora de autopeças e a revenda de veículos ficam na divisão 45 da CNAE, fora dos grupos do atacadista. Já o atacado de peças agrícolas e industriais fica no grupo 466 e entra na regra. Na divisão 45, o que decide é se o estabelecimento é equiparado a industrial ou se o fisco exige o bloco.

O estado ainda pode mudar essa conta para o atacadista. Desde 2023, cada estado pode dispensar dos saldos o atacadista de empresa que fatura menos de R$ 10 milhões por ano. O estado também pode pedir do atacadista, no lugar dos saldos do Bloco K, o estoque do fim de cada mês no Bloco H. Quem confirma o que vale para cada estabelecimento é o contador.

Mesmo quem entrega só os saldos precisa de um estoque que feche. O saldo do K200 é calculado pelas entradas, pela produção, pelo consumo e pelas saídas lançados, e não pela contagem. O bloco informa só quantidades, sem nenhum campo de valor.

Ordem de produção que baixa os insumos do estoque

Na fábrica, quem move o estoque que vai para o Bloco K é a ordem de produção (OP). Ela tira do estoque o insumo consumido e põe o produto pronto. Sem ela, o saldo de matéria-prima e de acabado no sistema se afasta do que está no chão de fábrica.

Quando a escrituração completa vale para a empresa, a produção aparece no arquivo. O K230 informa o que foi produzido no mês, por ordem quando a fábrica trabalha com ordem de produção. No leiaute completo, o K235 informa os insumos consumidos, com a data e a quantidade. Desde 2022, a EFD não leva mais a ficha técnica do produto, e o consumo informado é o que a ordem de produção registrou.

A ordem de produção do ERP da Otimizer pode nascer do pedido aprovado e segue a ficha técnica do produto. Ela baixa o insumo pelo que foi consumido e registra a perda, e o consumo fica gravado no lote fabricado. O mesmo registro dá o custo de cada lote, como mostra o post sobre custo de produção com ficha técnica e OP. Os recursos de cada ramo estão na página do ERP para indústria.

Inventário do SPED Fiscal no Bloco H

O inventário não é novidade para quem vem do Simples. A empresa do Simples que é contribuinte do ICMS já mantém o livro Registro de Inventário, salvo dispensa do estado. O que muda é onde ele é escriturado e para que mais ele serve.

No SPED Fiscal, o inventário vai no Bloco H, item por item, com quantidade, valor unitário e valor total. Ele separa o que é seu e está com você do que é seu e está com terceiros. Também lista o que é de terceiros e está com você. Esses dois últimos são os casos da mercadoria em conserto, em consignação ou enviada para industrialização. O inventário de 31 de dezembro vai na EFD de fevereiro do ano seguinte.

No imposto de renda, o inventário também conta. No Lucro Presumido, a lei pede o livro Registro de Inventário com o estoque do fim do ano. A regra continua para quem troca a contabilidade pelo livro Caixa. No Lucro Real, o estoque é levantado e avaliado no fim de cada período de apuração, que pode ser o trimestre ou o ano.

Nesse regime, o produto pronto e o em fabricação entram pelo custo de produção quando o custo é integrado e coordenado com a contabilidade. Sem isso, a lei manda avaliar esse estoque por percentuais do preço de venda e do custo da matéria-prima. Quem diz se o custo da sua empresa se enquadra é o contador. O próprio Bloco H pode servir de livro de inventário do imposto de renda. Para isso, ele precisa trazer também os bens do almoxarifado e o valor de cada item pelo critério do imposto.

O inventário de 31 de dezembro de 2026 tem mais um uso. Ele é o ponto de partida do crédito presumido de CBS sobre o estoque de abertura de 2027. O crédito vale para quem estava no regime cumulativo do PIS e da Cofins nessa data, como a empresa do Lucro Presumido. Quem ainda estava no Simples em 31 de dezembro confirma esse ponto com o contador. Mesmo no Lucro Real, ele vale também para o estoque com PIS e Cofins monofásico ou por substituição, das leis que a LC 214 cita. Ficam fora a mercadoria de terceiros, o bem usado ou comprado de pessoa física e o que entrou com alíquota zero, isenção ou suspensão. Para o crédito, o produto pronto e o em fabricação contam só pela matéria-prima e pela embalagem.

O regulamento da CBS pede o inventário de 31 de dezembro, e não o de 1º de janeiro. Ele inclui a mercadoria para revenda, a matéria-prima, a embalagem, o produto em processo e o produto pronto que são da empresa. Cada item precisa ter o documento fiscal da compra que o sustente. A conta do crédito é do contador.

O estoque do Bloco K e o inventário do Bloco H têm origens diferentes. O primeiro sai dos lançamentos do mês, e o segundo, da contagem. Quando os dois não batem, é preciso achar a origem da diferença. No ERP da Otimizer, a contagem pode ser feita com leitor de código de barras, filial por filial. Os recursos estão na página de controle de estoque.

Lançamento do financeiro que o contador consegue conferir

Fora do Simples, o escritório de contabilidade passa a pedir mais informação do financeiro. No Lucro Real, a contabilidade registra todas as operações da empresa e vai para a Receita como ECD, a Escrituração Contábil Digital. No Presumido, a lei do imposto de renda aceita o livro Caixa no lugar da contabilidade. Ele precisa trazer toda a movimentação financeira, inclusive a bancária. Quem distribui aos sócios, sem retenção de imposto, lucro acima da base presumida menos os tributos entrega a ECD mesmo assim.

Essa troca vale só para o imposto de renda. Pelo Código Civil, a sociedade empresária continua obrigada ao livro Diário. Nele, cada operação entra dia a dia, com clareza e com a identificação do documento que a originou.

No financeiro do ERP da Otimizer, o lançamento nasce da operação. A venda vira conta a receber, e a nota do fornecedor vira conta a pagar e entrada no estoque. Cada conta tem vencimento, categoria e centro de custo. O boleto e o PIX dão baixa sozinhos, e o extrato do banco chega por Open Finance para a conciliação.

Para o fechamento, o importante é lançar com a categoria certa e conciliar o banco dentro do mês. O DRE e o fluxo de caixa saem do sistema, e a conversa com o escritório parte dos mesmos números. Os detalhes estão na página de gestão financeira.

Integração do ERP com a contabilidade

O escritório de contabilidade trabalha no sistema dele, e a sua empresa, no ERP. O ERP da Otimizer tem integração com a contabilidade, configurada na implantação junto com o seu contador.

No Portal do Contador, o escritório encontra o XML das notas emitidas e recebidas e os relatórios do período. O ERP da Otimizer gera o SPED Fiscal, com o Bloco K e o inventário. Ele parte das notas de entrada e saída, da produção lançada e da contagem do inventário. Combine com o contador quem assina e transmite o arquivo. A apuração e os arquivos do regime novo estão na página do ERP para Lucro Presumido e Lucro Real.

Quem registra cada informação depois da virada

A obrigação é da empresa, mas cada parte dela nasce num setor. Uma divisão possível:

• Produção. Abre e encerra a ordem de produção, com o que consumiu, o que produziu e a perda.
• Compras e estoque. Lança a nota do fornecedor pelo XML e faz a contagem do inventário.
• Vendas e faturamento. Emite a nota, que baixa o estoque.
• Financeiro. Classifica cada conta por categoria e centro de custo e confere a baixa e a conciliação do banco.
• Contador. Revê com a empresa a regra fiscal de cada produto e fecha a contabilidade com o que recebe do ERP.

Deixe essa divisão escrita, com o nome de quem responde por cada parte. Se a sua empresa já saiu do Simples, faça isso antes do próximo fechamento.

Implantação com mapeamento de processos, manuais e virada acompanhada

No ERP da Otimizer, o Bloco K, o inventário, a ordem de produção, o financeiro e a integração com a contabilidade são de fácil configuração. Eles partem dos lançamentos da rotina da sua equipe, sem arquivo montado à parte. A ordem que baixa o insumo, por exemplo, é a mesma que alimenta o Bloco K. O trabalho maior é combinar quem registra o quê, e para isso existe a equipe de implantação.

Ela segue as etapas da implantação, com o que a saída do Simples pede em cada uma:

1. Levantamento. O consultor mapeia como a produção, o estoque, as compras e o financeiro trabalham hoje, e quem faz cada registro.
2. Migração de dados. O saldo de estoque que entra no sistema é o ponto de partida do K200 do primeiro mês. Por isso, ele é conferido antes da virada.
3. Configuração. A equipe deixa prontos os arquivos fiscais, o financeiro e a integração com a contabilidade. A regra fiscal de cada produto é revista com o seu contador.
4. Treinamento e virada. A equipe desenha os manuais e treina quem abre a ordem de produção, quem lança a nota do fornecedor e quem concilia o banco. O consultor acompanha a virada até o primeiro fechamento de mês no sistema novo.

A implantação do ERP pode ser presencial ou a distância. Depois dela, quem atende a sua equipe é o time próprio da Otimizer, por telefone, WhatsApp, e-mail, chat e acesso remoto. O suporte do ERP atende também a dúvida de uso, como tirar um relatório no fechamento.

Perguntas frequentes sobre Bloco K e inventário